Warum Tabellen beim Einfügen in Excel verrutschen
Auf dem Bildschirm sieht man eine Tabelle, doch im PDF selbst gibt es keine Zeilen und Spalten. Gespeichert sind nur Anweisungen wie „zeichne diesen Text an diese Stelle der Seite“. Markiert man die Tabelle im PDF-Viewer und fügt sie in Excel ein, steht deshalb oft eine ganze Zeile in einer einzigen Zelle, oder die Spalten verschieben sich.
Damit die Tabelle sauber in Excel ankommt, müssen anhand der Textpositionen die Grenzen von Zeilen und Spalten erkannt und der Text auf Zellen verteilt werden. Das nennt man Tabellenextraktion. Die folgenden Methoden unterscheiden sich darin, wer diese Arbeit erledigt und wo.
4 Wege, Tabellen aus einem PDF zu extrahieren
| Methode | Geeignet für | Zu beachten |
|---|---|---|
| 1. Kopieren und Einfügen | Kleine Tabellen mit wenigen Zeilen | Spalten verrutschen leicht; Nacharbeit mit Text in Spalten nötig |
| 2. Excel: Daten abrufen > Aus PDF | Sie haben Excel für Windows (etwa Microsoft 365) | Nicht in Excel für Mac oder auf dem Smartphone. Gescannte PDFs werden nicht gelesen |
| 3. PDF in Word öffnen und Tabelle kopieren | Word ist vorhanden und die Tabelle einfach | Bei komplexem Layout kann die Tabelle zerfallen |
| 4. PDF-zu-Excel-Konverter | Viele Seiten, mehrere Tabellen oder kein Excel für Windows | Bei einer Cloud-Umwandlung wird die Datei an einen Konvertierungsdienst gesendet |
Methode 2: Tabelle mit Aus PDF in Excel importieren (Windows)
- Öffnen Sie Excel und wählen Sie die Registerkarte Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF.
- Wählen Sie das PDF aus. Im Navigator erscheinen die gefundenen Tabellen (Table001 usw.) und die einzelnen Seiten.
- Markieren Sie die gewünschte Tabelle und klicken Sie auf Laden. Sie wird als Tabelle ins Arbeitsblatt übernommen.
Methode 4: PDF-Tabelle mit Allin PDF in Excel umwandeln
- Tool öffnen — Öffnen Sie den PDF-zu-Excel-Konverter und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an.
- PDF auswählen — Wählen Sie das PDF, das Sie umwandeln möchten (im kostenlosen Tarif bis 5 MB).
- Umwandeln — Adobe PDF Services wandelt die Datei in der Cloud um und erstellt eine .xlsx-Datei, in der die Zeilen und Spalten der Tabellen auf Arbeitsblättern angeordnet sind.
- Herunterladen und prüfen — Öffnen Sie die Datei in Excel oder Google Tabellen und prüfen Sie Summen und Zahlenformate.
Text-PDF oder gescanntes PDF?
Wenn Sie im PDF einzelne Wörter mit der Maus markieren können, handelt es sich um ein Text-PDF (exportiert aus Word, Excel oder einer Buchhaltungssoftware). Wird die ganze Seite als ein Bild markiert, ist es ein gescanntes PDF.
| Kriterium | Text-PDF | Gescanntes oder abfotografiertes PDF |
|---|---|---|
| Genauigkeit der Zeichen | Nutzt die Originaltextdaten, daher kaum Tippfehler | Texterkennung (OCR) nötig. 0 und O, 1 und l oder 5 und S können verwechselt werden |
| Tabellenstruktur | Anhand von Linien und Spaltenpositionen gut erkennbar | Schräglage oder Schatten erschweren die Erkennung von Zeilen und Spalten |
| Empfohlene Methode | Methode 2 oder 4 | Methode 4, Zahlen immer mit dem Original abgleichen |
Tipps für eine saubere Tabellenextraktion
- Nur die Seiten mit Tabellen behalten — Ziehen Sie zuerst mit PDF teilen nur die Tabellenseiten heraus. Die Umwandlung geht schneller, und es entstehen keine überflüssigen Arbeitsblätter.
- Mit etwa 300 dpi und gerade scannen — Eine niedrige Auflösung oder schon wenige Grad Schräglage bringen die Zeilen- und Spaltenerkennung leicht durcheinander.
- Verbundene Zellen und seitenübergreifende Tabellen prüfen — Kopfzeilen können doppelt auftauchen, oder Zellen werden anders aufgeteilt als im Original.
- Als Text gespeicherte Zahlen korrigieren — Zeigt eine Zelle oben links ein grünes Dreieck, markieren Sie die Zellen und wählen In eine Zahl umwandeln. Achten Sie auch auf Trennzeichen: Englische PDFs nutzen den Punkt als Dezimaltrennzeichen und das Komma für Tausender, also genau umgekehrt wie die deutsche Ländereinstellung.
- Summen gegenprüfen — Prüfen Sie bei Rechnungen und Kontoauszügen, ob die Summe in Excel mit dem Original übereinstimmt.
Häufige Fragen
Ist das kostenlos?
Den PDF-zu-Excel-Konverter von Allin PDF können Sie mit einem kostenlosen Konto einmal pro Tag nutzen. Mit Pro sind bis zu 200 Umwandlungen pro Tag und Dateien bis 30 MB möglich.
Kann ich ein passwortgeschütztes PDF umwandeln?
Braucht das PDF ein Passwort zum Öffnen, entfernen Sie es zuerst mit PDF entsperren und wandeln es danach um. Dafür müssen Sie das aktuelle Passwort kennen.
Bekomme ich auch eine CSV-Datei?
Das Ergebnis ist eine Excel-Datei (.xlsx). Wenn Sie CSV brauchen, öffnen Sie die Datei in Excel, wählen Speichern unter und dann das CSV-Format.
Was, wenn ich nur den Text brauche und keine Tabellen?
Für normalen Text eignet sich PDF zu Word, für Text in Bildern und Scans die OCR-Texterkennung. Die kostenlose OCR ist nicht auf Deutsch trainiert und liest Umlaute und ß oft falsch; die KI-OCR in Pro erkennt sie.